Circular Fiscal Enero 2013.

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Capítulo 4. Nuevo reglamento de facturación.

El Reglamento de Facturación se ha modificado para armonizarlo con Directivas Comunitarias.

A efectos de armonizar la normativa comunitaria en lo que se refiere a las normas de facturación, mediante el Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, publicado en el BOE del día 1 de diciembre y con entrada en vigor el día 1 de enero de 2013, se regulan las obligaciones de facturación relativas al Impuesto sobre el Valor Añadido, analizando seguidamente las principales novedades con respecto al Reglamento actual vigente.

Normas de facturación. Se especifican los casos en que se deben aplicar las normas de facturación establecidas en el nuevo Reglamento, al objeto de dotar de mayor seguridad jurídica a quienes deban emitirlas.

Productos financieros y de seguros. Se establece la no exigibilidad de facturación en los casos de determinados productos financieros y de seguros, salvo que dichas operaciones se entiendan realizadas en el territorio de aplicación del impuesto (IVA) o en otro Estado miembro de la Unión Europea, y estén sujetas y no exentas.

Tipos de facturas. A efectos de establecer un sistema armonizado de facturación en el ámbito de la Unión Europea y facilitar el funcionamiento de los pequeños y medianos empresarios y profesionales, se establece un sistema de facturación que se basa en dos tipos de facturas:

  • La factura completa u ordinaria
  • La factura simplificada que viene a sustituir los denominados tickets

Factura completa. La novedad respecto del anterior Reglamento radica en el contenido exigible en la factura completa que, salvo en los puntos tratados a continuación, mantiene el contenido y formalidades actuales. Seguidamente comentamos las nuevas obligaciones:

  • Las copias de las facturas ya no deben incluir una leyenda expresiva de que se trata de duplicados, en su caso.
  • Determina una serie de menciones específicas en las facturas: “facturación por el destinatario”, “inversión del sujeto pasivo”, “régimen especial de las agencias de viajes”, principalmente. Sin embargo, elimina la referencia a las operaciones no sujetas y a las operaciones triangulares en este tipo de situaciones.
  • Posibilita la omisión de la descripción de las operaciones, el tipo impositivo y la cuota tributaria en el caso de que la operación esté sujeta en otro Estado miembro por Inversión del Sujeto Pasivo.
  • Debe contener el domicilio del destinatario, tanto en el caso de personas físicas, que antes no era obligatorio, como personas jurídicas.
  • Elimina la posibilidad de no consignar en la factura los datos de identificación del destinatario en determinados casos, como las operaciones inferiores a 100 euros de destinatarios personas físicas y otros supuestos que podría autorizar la Administración Tributaria.

Factura simplificada (en el anterior Reglamento tiques). Las facturas simplificadas tienen un contenido más reducido que las completas y, salvo algunas excepciones, podrán expedirse, a elección del obligado a su expedición:

  • Cuando su importe no exceda de 400 € IVA incluido.
  • Cuando se trate de facturas rectificativas.
  • Cuando su importe no exceda de 3.000 €, IVA incluido, y se trate en este caso de alguno de los supuestos respecto de los que tradicionalmente se ha autorizado la expedición de tiques en sustitución de facturas. En concreto los siguientes (lista cerrada):

    a. Ventas al por menor, incluso las realizadas por fabricantes o elaboradores de los productos entregados.
    A estos efectos, tendrán la consideración de ventas al por menor las entregas de bienes muebles corporales o semovientes en las que el destinatario de la operación no actúe como empresario o profesional, sino como consumidor final de aquéllos. No se reputarán ventas al por menor las que tengan por objeto bienes que por sus características objetivas, envasado, presentación o estado de conservación sean principalmente de utilización empresarial o profesional.
    b. Ventas o servicios en ambulancia.
    c. Ventas o servicios a domicilio del consumidor.
    d. Transportes de personas y sus equipajes.
    e. Servicios de hostelería y restauración prestados por restaurantes, bares, cafeterías, horchaterías, chocolaterías y establecimientos similares, así como el suministro de bebidas o comidas para consumir en el acto.
    f. Servicios prestados por salas de baile y discotecas.
    g. Servicios telefónicos prestados mediante la utilización de cabinas telefónicas de uso público, así como mediante tarjetas que no permitan la identificación del portador.
    h. Servicios de peluquería y los prestados por institutos de belleza.
    i. Utilización de instalaciones deportivas.
    j. Revelado de fotografías y servicios prestados por equipos fotográficos.
    k. Aparcamiento y estacionamiento de vehículos.
    l. Alquiler de películas.
    m. Servicios de tintorería y lavandería.
    n. Utilización de autopistas de peaje.
    o. Las que autorice el Departamento de Gestión Tributaria de la AEAT.

Contenido de las facturas simplificadas. Las facturas simplificadas y sus copias contendrán los siguientes datos requisitos:

  • Número y, en su caso, serie. La numeración será correlativa dentro de cada serie.
  • Fecha de su expedición.
  • Fecha en que se hayan efectuado las operaciones que se documentan o en la que, en su caso, se haya recibido el pago anticipado, siempre que se trate de una fecha distinta a la expedición de la factura.
  • Número de identificación fiscal, así como el nombre y apellidos, razón o denominación social completa del obligado a su expedición.
  • La identificación del tipo de los bienes entregados y de servicios prestados.
  • Tipo impositivo aplicado o la expresión “IVA incluido”.
  • Cuando una misma factura comprenda operaciones sujetas a diferentes tipos impositivos deberá especificarse por separado, además, la parte de base imponible correspondiente a cada una de las operaciones.
  • Contraprestación total.
  • En el caso de facturas rectificativas, la referencia expresa e inequívoca de la factura rectificada y de las especificaciones que se modifican.
  • La mención en el caso de aplicación de exenciones, no sujeciones, inversión del sujeto pasivo o de regímenes especiales.
  • Cuando el destinatario de la operación sea un empresario o profesional y así lo exija, el expedidor de la factura simplificada deberá hacer constar, además, el NIF atribuido por la Administración española o en su caso por la de otro Estado miembro de la UE, así como el domicilio del destinatario y la cuota tributaria que, en su caso, se repercuta, que deberá consignarse por separado.
  • También deberán hacerse constar los datos del punto anterior, cuando el destinatario no sea empresario o profesional y así lo exija para el ejercicio de cualquier derecho de naturaleza tributaria.

En el caso de facturas rectificativas, deberá figurar la referencia expresa a la factura rectificada y las especificaciones que se modifican. No se considerará factura rectificativa la expedida por canje de facturas simplificadas, si la primera cumplía los requisitos anteriormente mencionados.

Expedición de las facturas. El nuevo Reglamento también aclara los supuestos en los que hay que aplicar la normativa de facturación: así, respecto al Reglamento anterior, especifica qué empresarios y profesionales deben cumplir la normativa de facturación en las transacciones que se entiendan localizadas en el territorio de aplicación del impuesto o por sujetos pasivos del impuesto, dependiendo de la localización de la entrega o prestación.

A diferencia con la anterior normativa, no será obligatoria la expedición de factura a determinados servicios financieros y de seguros, realizados en territorio de aplicación del impuesto que estén sujetas y exentas.

Plazo de expedición de las facturas. Las facturas deberán ser expedidas en el momento de realizar la operación, cuando el destinatario sea empresario o profesional, y antes del día 16 del mes siguiente a aquél en que se haya producido el devengo. A diferencia de la anterior normativa, no exige que la factura deba expedirse en el pazo de un mes, siendo sólo necesario que ésta se emita antes del día 16 del mes siguiente. Este mismo plazo es aplicable para las operaciones transfronterizas. La remisión de las facturas se establece en un plazo máximo de un mes a partir de la fecha de expedición.

Facturación electrónica. Se da un impulso decidido a la facturación electrónica, bajo el principio de mismo trato para la factura en papel y la factura electrónica, como instrumento para reducir costes y hacer más competitivas las empresas.

Nueva definición de factura electrónica: Se define como factura electrónica aquella que, cumpliendo los requisitos establecidos en el propio Reglamento, haya sido expedida y recibida en formato electrónico (se amplían de esta manera las posibilidades para que el sujeto pasivo pueda expedirlas, sin necesidad de que dicha emisión deba de ajustarse a una tecnología determinada).

Así cada sujeto pasivo podrá escoger el formato de la factura y entre las posibles opciones caben:

  • Facturas en forma de mensajes estructurados (por ejemplo formato XML).
  • Mensajes de correo electrónico con archivo PDF o anexo a un fax en formato electrónico (no en formato papel).
  • Se pueden considerar facturas electrónicas las emitidas en formato papel que sean escaneadas, enviadas y recibidas por correo electrónico.
  • El formato electrónico de la factura no es relevante, sino únicamente el hecho de que la factura presente un formato electrónico cuando sea expedida o recibida, si bien se condiciona a la previa aceptación por el receptor.

Conservación de las facturas. Tal y como disponía la anterior normativa, la conservación de las facturas es de obligado cumplimiento en los plazos generales previstos en la Ley General Tributaria. No obstante, el Reglamento introduce las modificaciones siguientes:

  • En relación a las importaciones exige la conservación y el documento en el que conste la liquidación practicada por la AEAT, entendiéndose por éste el DUA. Ello supone una modificación de tipo formal, ya que diversas resoluciones de la DGT ya entendían como válido el DUA admitido a despacho.
  • Extiende la obligación de conservación a quienes sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del IVA. Con la anterior normativa, dichos sujetos pasivos sólo estaban obligados a conservar los justificantes contables (como por ejemplo los recibos).
  • La forma de conservación incluye el formato electrónico, de manera que todas las facturas (en papel, y formato electrónico) se deben conservar por cualquier medio que permita garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad.
  • Los terceros no establecidos en la Unión Europea pueden cumplir la obligación de conservación a través de un tercero previa comunicación a la AEAT (antes era precisa la autorización de la AEAT).