Circular Fiscal Julio-Agosto 2015

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Capítulo 1. Validez del envío por correo electrónico de facturas en formato pdf sin firma digital

La Administración Tributaria ha venido manifestando que el sistema de envío de facturas en formato PDF era válido, pero debía garantizar la autenticidad del origen y contenido de la factura, y que para ello podían emplearse sistemas reconocido (por ejemplo, la firma electrónica avanzada) o controles de gestión que permitiesen crear lo que se denomina “una pista de auditoría fiable”. Ahora la Dirección General de Tributos ha ido más allá, y ha confirmado la validez de esta forma de envío aunque se realice sin firma electrónica.

La Dirección General de Tributos en sendas consultas vinculantes del pasado mes de enero (V0553-15 y V0340-15) en respuesta a la consulta planteada por una Cámara de Comercio que pretendía sustituir la remisión de facturas en papel por facturas en PDF a través del envío de un correo electrónico, considera que la expedición de facturas por el empresario o profesional, por su cliente o por un tercero, en nombre y por cuenta del citado empresario o profesional, podrá realizarse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, siempre que en este último caso, el destinatario de las facturas preste su consentimiento. La factura, en papel o electrónica, debe garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación. Los requisitos a los que debe ajustarse la expedición, remisión y conservación de facturas, se encuentran regulados reglamentariamente.

Por tanto, dicho centro indica que toda factura en formato electrónico (por ejemplo formato PDF) que reúna todos los requisitos establecidos reglamentariamente y que sea expedida y recibida en dicho formato a través de un correo electrónico, tendrá la consideración de factura electrónica a los efectos de la Ley del IVA y del Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación.

Toda factura electrónica, exactamente igual que una factura en papel, debe contener los elementos requeridos en virtud de la Directiva sobre el IVA. No se podrán considerar factura electrónica las emitidas en formato electrónico, por ejemplo mediante software de contabilidad o de procesamiento de textos, que hayan sido enviadas y recibidas en papel.

Finalmente, respecto a los requisitos de garantía que deba reunir dicha factura electrónica, la DGT indica que podrán establecerse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho. En nuestro ordenamiento jurídico rige el principio general de valoración libre y conjunta de todas las pruebas aportadas, quedando descartado como principio general el sistema de prueba legal o tasada.

En general, lo que se requiere es que los controles de gestión permitan crear una “pista de auditoría fiable” (término de difícil explicación), como bien señala la DGT en su CV V0340-15, que establezca la necesaria conexión de la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

Por tanto, debe ser posible establecer esa pista de una forma fiable y de esta forma establecer una conexión entre los distintos estadios de la operación, desde su contratación, hasta su realización. A saber, la existencia de una orden de compra, la entregas del bien o la prestación del servicio requerida, la emisión de la correspondiente factura y, finalmente, el pago de la misma.

El hecho de que exista libertad de prueba para el obligado a expedir las facturas hace que éste deba ser más diligente en sus controles de gestión para, llegado el caso, poder demostrar en una eventual inspección que las facturas expedidas de acuerdo con sus procedimientos internos son correctos y garantizan la autenticidad de su origen así como la integridad de su contenido.